Одной из основных задач процедуры планирования и бюджетирования, наряду с формированием планов и бюджетов, является исполнение планов и контроль за этим исполнением.
Контроль предполагает:
1) выделение показателей контроля (параметров) системы планирования и бюджетирования, состояние которых отслеживается,
2) формирование критериев оценки показателей контроля (параметров) системы планирования и бюджетирования,
3) получение данных об исполнении планов, бюджетов,
4) выделение из полученных данных об исполнении показателей контроля (параметров),
5) сопоставление показателей контроля (параметров) с критериями оценки этих показателей,
6) принятие управленческого решения в зависимости от соотношения показателей контроля (параметров) и критерия оценки.
В зависимости от ресурсов возможны различные уровни и виды контроля.
Контроль может осуществляться над планами, которые в свою очередь могут быть выражены в натуральных показателях и в финансовых показателях.
Контролю подвергаются исполнение существующих планов (бюджетов).
В зависимости от периодичности планирования ведется контроль за исполнением годовых, квартальных и месячных планов.
В зависимости от результатов контроля управленческое воздействие осуществляется на следующий период планирования. Для существования более оперативного контроля необходимо иметь более краткосрочную временную детализацию – планирование с точностью до недели, дня. В этом случае эффективность управления будет тем выше, чем меньше минимальный период планирования. Ограничение в уменьшении временной дискретности связано с увеличением сложности анализа и планирования.
Таким образом, имеет место быть следующие виды контроля:
o оперативный контроль, т.е. контроль над процессами с высокой скоростью изменения (ежедневный),
o текущий контроль – контроль нединамичных параметров (еженедельный, ежемесячный),
o контроль над процессами развития – контроль направлений и темпов деятельности (квартальный, годовой).
Параметры контроля можно разбить на следующие группы:
1. основные параметры,
2. аналитические (вспомогательные) параметры,
3. синтетические параметры (параметры эффективности).
Основные параметры контролируют состояние основного бизнес или производственного процесса (производственного процесса). Если основной параметр удовлетворяет критерию его оценки, значит процесс развивается (поддерживается) в соответствии с планом.
Аналитические (вспомогательные) параметры контроля предназначены для более подробного описания состояния бизнес или производственного процесса (производственного процесса). Они позволяют определить причины несоответствия основных параметров контроля критериям их оценки.
Синтетические параметры позволяют определить эффективность управления бизнес – процессом (производственным процессом). Они позволяют определить эффективность использования ресурсов за определенный промежуток времени.
Синтетические параметры являются интегральными, т.е. они показывают состояние процесса за определенный промежуток времени. С другой стороны, они рассчитываются на основании основных и вспомогательных параметров контроля.
Основные параметры являются выборкой из Аналитических параметров.
Синтетические параметры формируются на основании Основных параметров.
Синтетические параметры одного уровня являются Аналитическими параметрами вышестоящего иерархического уровня управления (Рис. 10).
В зависимости от количества уровней управления должны существовать различные уровни контроля.
При иерархической форме построения системы управления каждый из уровней контроля предполагает процедуры контроля как собственного уровня, так и подчиненного (нижележащего) уровня управления.
Процесс контроля определенного уровня управления состоит из следующих этапов:
1) контроль основных параметров своего уровня управления,
2) контроль аналитических (вспомогательных) параметров своего уровня управления,
3) контроль синтетических параметров своего уровня управления,
4) контроль основных параметров нижестоящего уровня управления,
5) контроль аналитических (вспомогательных) параметров нижестоящего уровня управления,
6) контроль синтетических параметров нижестоящего уровня управления.
В общем случае алгоритм процесса контроля можно представить следующим образом (Рис. 11):
3.3.1. Инициируется процедуры годового (квартального) контроля (Рис. 11, поз. 1),
3.3.2. Внутри процедуры годового (квартального) контроля запускается процедура текущего контроля (Рис. 11, поз. 2)
3.3.3. Внутри процедуры текущего контроля запускается процедура оперативного контроля (Рис. 11, поз. 3),
3.3.4. Процедура оперативного контроля начинается с процедуры контроля своего уровня управления (Рис. 11, поз. 4),
3.3.5. Процедура оперативного контроля своего уровня начинается с оценки основных параметров контроля. Определяется, находятся ли основные параметры в норме (Рис. 11, поз. 5),
3.3.6. Если основные параметры не в норме, то определяется, находятся ли аналитические параметры в норме (Рис. 11, поз. 6),
3.3.7. Если основные параметры в норме, либо аналитические параметры не в норме, то определяется, находятся ли синтетические параметры в норме (Рис. 11, поз. 7),
3.3.8. Если аналитические параметры в норме, либо синтетические параметры не в норме, то выявления причин рассогласования параметров своего уровня (Рис. 11, поз. 8),
3.3.9. Если синтетические параметры своего уровня в норме, либо необходимо выявить причины рассогласования параметров своего уровня, то запускается процедура проверки нижележащего уровня (Рис. 11, поз. 9),
3.3.10. Процедура оперативного контроля нижележащего уровня начинается с оценки основных параметров контроля уровня 2. Определяется, находятся ли основные параметры уровня 2 в норме (Рис. 11, поз. 10),
3.3.11. Если основные параметры уровня 2 не в норме, то определяется, находятся ли аналитические параметры уровня 2 в норме (Рис. 11, поз. 11),
3.3.12. Если основные параметры уровня 2 в норме, либо аналитические параметры уровня 2 не в норме, то определяется, находятся ли синтетические параметры уровня 2 в норме (Рис. 11, поз. 12),
3.3.13. Если аналитические параметры уровня 2 в норме, либо синтетические параметры уровня 2 не в норме, то происходит принятие управленческого решения уровня 2 (Рис. 11, поз. 13),
3.3.14. Если синтетические параметры уровня 2 в норме, то в зависимости от того, находятся ли в норме параметры уровня 1, принимается управляющее решение по уровню 1 или нет (Рис. 11, поз. 14),
3.3.15. Если параметры уровня 1 не в норме, а параметры уровня 2 в норме, принимается управляющее решение по уровню 1 (Рис. 11, поз. 15),
3.3.16. Если параметры уровня 1 и уровня 2 в норме, принято управляющее решение по уровню 1, либо управляющее решение по уровню 2, определяется, завершился ли период оперативного планирования (Рис. 11, поз. 16). Если период оперативного планирования не завершен, то процедура оперативного контроля повторяется п. 3.3.3. Иначе определяется завершенность периода текущего планирования,
3.3.17. Если период текущего планирования не завершен, то процедура текущего контроля повторяется п. 3.3.2. Иначе определяется завершенность периода годового (квартального) планирования, (Рис. 11, поз. 17),
3.3.18. Если период годового планирования не завершен, то процедура годового контроля повторяется п. 3.3.1. Иначе выполняется процедура анализа годового (квартального) плана (Рис. 11, поз. 18),
3.3.19. По окончании годового (квартального) периода планирования выполняется процедура анализа годового (квартального) плана (Рис. 11, поз. 19),
Алгоритм процесса планирования аналогичен алгоритму процесса контроля (Рис. 11):