При трехуровневой структуре управления Президент – Вице – президент (Руководитель Управления) – Начальник службы (отдела) в процессе планирования участвуют следующие службы и должностные лица:
Президент,
Вице – президент по корпоративным финансам (экономике и финансам),
Вице – президент (Руководитель Управления),
Экономическая служба Управления,
Начальник службы (отдела),
Экономист службы (отдела),
Плановая (планово - экономическая) служба предприятия (группы, холдинга).
Процесс по принципу «снизу – вверх» планирования и отчетности можно разделить на четыре этапа:
1) формирования плана,
2) утверждение плана,
3) исполнение плана,
4) утверждение исполнения плана и анализ результатов.
Алгоритм документопотока при планировании и утверждении планов в такой структуре управления предприятием (группой, холдингом) представлен на Рис. 27 и сводится к следующему:
1. Экономист службы (отдела) на основании более долгосрочных планов и проекта выполнения плана службы создает проект Заявки отдела на формирование плана. Заявка отдела на формирование плана представляет собой часть принятых по форме на предприятии плановых документов в части, касающейся компетенции данной службы (отдела),
2. Начальник службы (отдела) утверждает Заявку отдела на формировании плана, подписывая ее, и передает ее в Экономическую службу вышестоящего Управления, либо возвращает ее на корректировку и доработку Экономисту службы (отдела),
3. Экономическая служба Управления на основании более долгосрочных планов и проекта выполнения плана Управления создает Проект плана Управления. Проект плана Управления представляет собой часть принятых по форме на предприятии плановых документов в части, касающейся компетенции данного Управления,
4. Вице – президент (руководитель Управления) утверждает Проект плана Управления, подписывая его, и передает его в Плановую (планово-экономическую) службу предприятия (группы, холдинга), либо возвращает ее на корректировку и доработку Экономическую службу Управления,
5. Плановая (Планово-экономическая) служба предприятия на основании более долгосрочных планов и проекта выполнения плана предприятия создает Проект консолидированного плана предприятия. Проект консолидированного плана предприятия представляет собой полный перечень принятых по форме на предприятии плановых документов,
6. Вице – президент по корпоративным финансам (экономике и финансам) утверждает Проект консолидированного плана предприятия, подписывая его, и передает его на утверждению Президенту (Правлению, Совету директоров) предприятия (группы, холдинга), либо возвращает ее на корректировку и доработку Плановую (Планово-экономическую) службу предприятия,
7. Президент (Правление, Совет директоров) предприятия (группы, холдинга) утверждает Консолидированного плана предприятия, подписывая его, и передает его на доведение и исполнение Вице – президенту по корпоративным финансам (экономике и финансам) предприятия (группы, холдинга), либо возвращает ее на корректировку и доработку,
8. Плановая (Планово-экономическая) служба предприятия на основании утвержденного Консолидированного плана предприятия формирует Планы Управлений, подписывает их у Вице – президента по корпоративным финансам (экономике и финансам) и передает в Экономические службы Управлений,
9. Экономическая служба Управлений на основании утвержденного Плана Управлений формирует Планы служб (отделов), подписывает их у Вице – президента Управления и передает Начальникам служб (отделов), входящих в состав Управления для исполнения.
Алгоритм документопотока при формировании и утверждении отчетов в такой же структуре управления предприятием (группой, холдингом) представлен на Рис. 28 и сводится к следующему:
- Экономист службы (отдела) на основании данных об исполнении плана службы создает документы: «Исполнение плана службы (отдела)», «Справка по перерасходу, перераспределению». Документ «Исполнение плана службы (отдела)» имеет форму документа «План службы (отдела)» с добавлением информации о фактическом исполнении плана и отклонении между плановыми и фактическими показателями. Документ «Справка по перерасходу, перераспределению» имеет форму аналитической записки, объясняющей полученные в результате исполнения плана перерасходы, (для затратных статей), непоступления (для доходных статей), перераспределения (между статьями), если они превышают нормативно допустимые,
- Начальник службы (отдела) подписывает отчетные документы и передает их в Экономическую службу вышестоящего Управления, либо возвращает их на корректировку и доработку Экономисту службы (отдела),
- Экономическая служба Управления на основании полученных от служб (отделов) данных об исполнении плана создает документы: «Исполнение плана Управления», «Справка по перерасходу, перераспределению». Документы «Исполнение плана Управления» и «Справка по перерасходу, перераспределению» имеет форму, аналогичную отчетным документам служб (отделов),
- Вице – президент Управления подписывает отчетные документы и передает их в Плановую (Планово – экономическую) службу предприятия (группы, холдинга), либо возвращает их на корректировку и доработку в Экономическую службу Управления,
- Плановая (Планово – экономическая) служба предприятия на основании полученных от Управлений данных об исполнении плана создает документы: «Исполнение консолидированного плана предприятия», «Справка по перерасходу, перераспределению». Документы «Исполнение консолидированного плана предприятия» и «Справка по перерасходу, перераспределению» имеет форму, аналогичную отчетным документам служб (отделов), Управлений,
- Вице – президент по корпоративным финансам (экономике и финансам) подписывает отчетные документы и передает их на утверждение Президенту (Правлению, Совету директоров) предприятия (группы, холдинга), либо возвращает их на корректировку и доработку в Плановая (Планово – экономическая) службу предприятия,
- Президент (Правление, Совет директоров) предприятия (группы, холдинга) утверждает отчетные документы по исполнению Консолидированного плана предприятия, подписывая его, и передает их Вице – президенту по корпоративным финансам (экономике и финансам) предприятия (группы, холдинга) для доведения Управлениям и службам, либо возвращает ее на корректировку и доработку.
Возможно планирование по принципу «сверху – вниз». Такой метод планирования характерен для предприятий (групп, холдингов) либо при кризисном планировании, либо при бизнес – планировании.
Планирование крупных предприятий часто основывается на производственных нормах и нормативах при сложной технологической цепочке производства и большом ассортименте продукции.
Механизмы планирования и отчетности стимулируют:
- более обстоятельную оценку производственных, финансовых и коммерческих возможностей,
- стремление выполнить поставленные планы,
- анализ как внешних, так и внутренних факторов по результатам исполнения плана.