2.2.2.     Методологические пути достижения оперативности учета

К методологическому пути достижения оперативности бухгалтерского учета можно отнести использование следующих технологий, сводящихся к контролю авансовых  платежей. Суть технологии состоит в том, чтобы связать в единую взаимозависимую цепочку движение данных от функциональных отделов в бухгалтерию и обратно. При этом хотя бы временный разрыв потока информации от функционального отдела к бухгалтерии практически сразу же приводит к приостановке работы функционального отдела.

В нижеприведенной методике используются следующие типы документов:

1)     План движения денежных средств (План ДДС),

2)     Заявка на дополнительное обеспечение,

3)     Счет на оплату,

4)     Акт на оказание услуг (материальная накладная),

5)     Отчет по исполнению плана движения денежных средств (Отчет ДДС),

6)     Отчет по авансам.

В методике принимают участие следующие должностные лица:

1.   Профильные директора,

2.   Начальники отделов (служб),

3.   Финансовый директор,

4.   Финансовый менеджер,

5.   Финансовый контролер,

6.   Бухгалтер по работе с банками,

7.   Ведущий бухгалтер.

Методика базируется на выполнении процедуры оплаты счетов, которая  проходит следующие этапы (см. Рис. 25):

                    I.      проверка соответствия счета на оплату плановым документам (Плану ДДС, Заявке на дополнительное обеспечение),

                 II.      проверка незакрытых авансов,

               III.      проверка оплаты на наличие в Плане ДДС,

              IV.      исполнение платежа,

                 V.      особые случаи.

I. Проверка соответствия счета планам:

-                     счет на оплату поступает к Финансовому контролеру Департамента финансов (ФК) от соответствующих Департаментов (Профильных директоров, Начальников отделов), счета на оплату содержат указание на категорию Плана ДДС,

-                     ежедневно Финансовый контролер получает отчет по исполнению Плана ДДС,

-                     Финансовый контролер проверяет возможность перерасхода Плана ДДС по данной категории (Плана) после оплаты предъявленного к оплате счета,

-                     в случае перерасхода Плана, Финансовый контролер требует от соответствующего Профильного директора (Начальника отдела) Заявки на дополнительное обеспечение,

-                     в случае отсутствия перерасхода по Плану ДДС происходит проверка незакрытых авансов.

II. Проверка незакрытых авансов

-                     ежедневно Финансовый контролер получает отчет о состоянии авансовых платежей по категориям Плана ДДС,

-                     Финансовый контролер проверяет: состояние незакрытых авансов по данной категории Плана,

-                     в случае наличие незакрытых авансов по данной категории Плана сверх разрешенных лимитов, Финансовый контролер требует от соответствующего Профильного директора предоставления в бухгалтерию актов на оказание услуг для закрытия авансов (накладных на получение материальных ценностей),

-                     в случае отсутствия незакрытых авансов по данной категории Плана Финансовый контролер производит проверку наличия платежа по данной категории в Плане ДДС.

III. Проверка оплаты на наличие в Плане ДДС

-                     ежедневно Финансовый директор получает отчет об исполнении Плана ДДС по категориям Плана,

-                     Финансовый директор проверяет: наличие платежа по счету в Плане ДДС,

-                     в случае отсутствия платежа в Плане ДДС, Финансовый директор требует от Финансового менеджера откорректировать План ДДС по срокам платежа с учетом оплаты по данному счету с резолюцией «К оплате со сдвигом в Плане»,

-                     в случае наличия платежа в Плане ДДС, Финансовый директор передает счет на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате согласно Плану».

IV. Исполнение платежа

-                     Финансовый менеджер, получивший счет на оплату, ставит его на контроль и передает в бухгалтерию для осуществления платежа,

-                     бухгалтерия осуществляет платеж,

-                     после подтверждения (по системе «Банк – Клиент») списания денежных средств с банковского счета (из кассы) в пользу получателя, бухгалтер делает плановые проводки с указанием статей бюджета (категорий издержек), для контроля за поступлением Актов бухгалтер хранит счета на оплату до поступления Актов отдельно,

-                     после получения документарного подтверждения списания денежных средств с банковского счета (из кассы) в пользу получателя, бухгалтер изменяет  плановые проводки на реальные,

-                     до исполнения бухгалтерией платеж контролируется Финансовым менеджером,

-                     в случае исполнения платежа формируется исполнение Плана ДДС, состояние авансовых платежей.

V. Особые случаи

-                     В случае невозможности предоставить необходимые документы (Акты на погашение авансов, Профильный директор, заинтересованный в платеже, обращается к Финансовому директору с просьбой выдать разрешение на проведение платежа сверх лимитов незакрытых авансов,

-                     Финансовый директор передает счет на оплату Финансовому менеджеру с резолюцией «К оплате. Погашение аванса до ______ (дата предоставления документов)». Данное разрешение является разовым, только для данного платежа.

-                     В случае отсутствия Финансового директора разрешение на платеж сверх лимита незакрытых авансов может дать Генеральный директор.

VI. Лимиты незакрытых авансов

-                     Для определения величины лимитов незакрытых авансов вводится таблица лимитов авансовых платежей.

-                     Структура таблицы лимитов соответствует структуре Плана ДДС.

-                     Величины лимитов зависят от стоящих в Плане ДДС сумм. Принято, что в среднем закрытие аванса происходит в течение недели. Сумма лимита определяется в ¼ от величины соответствующей статьи.

2.2.3.     Организационные пути достижения оперативности учета

К организационному пути достижения оперативности бухгалтерского учета можно отнести использование следующих технологий:

•                      формирование организационно-штатной структуры предприятия (группы предприятий, холдинга) в соответствии с основными бизнес – процессами и функциями предприятия (группы, холдинга),

•                      разделение (по возможности) различных видов бизнеса по различным юридическим структурам (предприятиям),

•                      формирование внутрикорпоративной службы регистрации, осуществления и контроля передачи документов между функциональными отделами, предприятиями и бухгалтерией (бухгалтериями предприятий),

•                      формирование службы финансового контроллинга, ответственной за оперативность и достоверность учетных данных.

2.2.4.     Кадровые пути достижения оперативности учета

К кадровому пути достижения оперативности бухгалтерского учета можно отнести использование следующих технологий:

•                      формирование единого структурного подразделения, отвечающего за учет в группе предприятий, холдинге,

•                      постоянное обучение персонала учетного подразделения методикам оперативного учета,

•                      постоянное требование оперативности обработки первичной бухгалтерской информации, связь денежного вознаграждения с отсутствием необработанных документов.