Понятия управленческого и бухгалтерского учета имеют различные срезы при сравнении друг с другом.
С одной стороны, то, что принято называть бухгалтерским учетом, по цели своей является налоговым, фискальным учетом предприятия. С точки зрения цели, управленческий учет ставит перед собой цели обеспечения управленческого персонала учетной информацией, необходимой для принятия управленческого решения.
С другой стороны, метод бухгалтерского учета, основанный на юридически обоснованных первичных документах и принципах двойной записи, отличается с понятием методики управленческого учета, как учета деятельности функциональных отделов, базирующегося на представлении менеджеров функциональных отделов о выполнении ими производственных и бизнес операций, лишенных внутренней проверки в виде двойной записи.
Раздельное ведение налогового и управленческого учета не всегда оправдано с точки зрения затрат. Кроме того, эти две функции не должны противоречить друг другу. Корректно говорить и строить единый учет (Рис. 19) с документарной основой, двойной записью, аналитикой, покрывающей потребности руководства в информации, с высокой достоверностью и оперативностью, поддержанные соответствующими информационными технологиями.
На основании первичных документов в соответствии с достаточной для управленческого и фискального учета аналитикой формируется учетная база данных. База данных хранит все значимые реквизиты первичных документов, а также учетные записи, сделанные на основании документов. Систем учетных записей могут быть несколько в соответствии со стандартами российского бухгалтерского (налогового) учета, учета стандартов GAAP, IAS, внутренними стандартами управленческого учета.
Электронные версии документов могут иметь статусы плановых, предварительных и первичных документов.
Плановые и предварительные документы не являются основанием для фискального учета. Предварительные электронные документы есть отражение таких форм документов, как факсимильные сообщения, сообщения по электронной почте.
Процедура формирования управленческих отчетов обрабатывает данные, хранящиеся в учетной базе данных, используя при этом документы со всеми статусами (Рис. 19).
Процедура формирования фискальных (налоговых) отчетов обрабатывает данные, хранящиеся в учетной базе данных, используя при этом документы только со статусом «первичный документ».
Формирование электронных версий документов могут осуществлять сотрудники функциональных отделов, которые ответственны за разнесение аналитики документов.
Документы могут принимать статус «первичных документов» только после их проверки в подразделениях учета. Таким образом, ответственность за внесение документов в учетную базу данных несут сотрудники функциональных отделов. Ввод данных происходит после выполнения этапа «Исполнение решения».
Сотрудники подразделений учета на основании электронных документов со статусом «предварительный документ» или «плановый документ», требуют от сотрудников функциональных отделов своевременного предоставления документов на бумажных носителях, проверяют правильность их оформления, корректность разнесения аналитики, формируют проводки на основании видов документов и операций, которые они отражают, а также имеющейся в документах аналитики. Тем самым завершается этап «Учет первичных документов», предоставляя возможность для формирования отчетов.