Финансовый менеджмент – как технология управления активами предприятия (холдинга, группы предприятий) должна опираться на адекватные, достоверные и оперативные данные о состоянии предприятия (холдинга, группы), движении его активов и обязательств. Такие данные по каждому предприятию может дать бухгалтерский учет, но принятая законодательством аналитичность бухгалтерского учета, его методология не всегда позволяет отвечать на интересующие менеджмент предприятия вопросы, связанные с принятием управленческого решения. В современных условиях учет движения активов и обязательств предприятия, направленный на использование топ – менеджментом для принятия управленческих решений по текущим, оперативным вопросам, а так же вопросам долгосрочного и стратегического развития ведется средствами и методами управленческого учета.
Поэтому
построение управленческого учета является
шагом к установлению на предприятие
элементов финансового менеджмента. При
этом основное преимущество
управленческого учета (в отличие от
законодательно установленного
бухгалтерского учета) является жесткое
соответствие учета типу бизнеса, стадии его
развития, организационной структуре,
используемым бизнес – технологиям.
Управленческий учет предприятия должен, с одной стороны, соответствовать технологии текущих бизнес – и производственных процессов, а, с другой стороны, учитывать перспективы развития предприятия, новые технологии. Естественно, невозможно единожды создав систему управленческого учета, использовать ее бесконечно без каких-либо доработок и изменений. Поэтому при разработке новой системы управленческого учета (или оптимизации существующей) важно:
заложить наиболее общие для существующего бизнеса (производства) принципы,
позаботится о логической открытости системы управленческого учета к изменениям и доработкам и, по возможности, определить направления изменений и наиболее критические с точки зрения перспектив участки учета.
Разработка системы управленческого учета начинается с анализа существующих бизнес – и производственных процессов и процедур - своеобразной диагностикой предприятия.
Для примера рассмотрим предприятие, занимающееся оптовой торговлей продуктами питания.
Обыденный подход может говорить о существовании следующих видов бизнес – процессов предприятия оптовой торговли (см. Рис. 1):
1. закупка товара,
2. реализация товара,
3. инкассация выручки за товар,
4. оплата поставщикам товара.
Детальное рассмотрение бизнес – процессов, проведенное в компании показало, что существуют таможенный и транспортный отделы, внешнеторговый отдел и отдел филиалов, финансовый отдел и отдел работы с дилерами (коммерческий отдел). Неоправданно было бы считать, что все перечисленные отделы не несут функциональной нагрузки и не реализуют необходимую для компании бизнес – функцию.
Так внешнеторговый отдел занимался переговорами с будущими поставщиками, оформлением договоров и других коммерческих документов, отслеживанием поставки товара в порт отправления, погрузкой товара на корабль, фрахтом судов, страховкой груза, движением судна к порту поставки, расчетами и ценообразованием с поставщиками товара. Выполняемые сотрудниками внешнеторгового отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
1.1. переговоры с поставщиками с целью определения объемов, цены и сроков поставки товара, порядка расчетов, оформления и подписания коммерческих документов,
1.2. переговоры с судовладельцем с целью определения суммы фрахта, условий и сроков поставки товара из порта отправления в порт доставки, порядка расчетов, оформления и подписания коммерческих документов,
1.3. переговоры со страховщиком с целью определения объемов, цены, сроков и прочих условий страхования товара, порядка расчетов, оформления и подписания коммерческих документов,
1.4. контроль за поставкой товара в порт отправления, погрузкой товара на корабль, контроля движения судна в порт поставки.
Таможенный отдел занимался декларацией грузов, переговорами с таможенными органами в случае задержек оформления, оформлением таможенных документов и документов, необходимых для оформления, отслеживанием процесса растамаживания товара в порту поставки, расчетами с таможенными органами и таможенными агентами. Выполняемые сотрудниками таможенного отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
2.1. подготовка и оформление всех необходимых документов для таможенной очистки груза с целью определения объемов, цены и сроков оформления документов, порядка расчетов с контрагентами,
2.2. подготовка и оформление всех необходимых таможенных документов с целью определения объемов, сумм и сроков таможенного выпуска груза, порядка расчетов с таможенными службами.
Транспортный отдел занимался планированием и организацией стивидорских, тальмановских работ, услуг по перевозке товара из порта в места реализации и хранения товара на складах, а так же перевозке товара между местами реализации, переговорами с организациями, оказывающими стивидорские, тальмановские, транспортные и складские услуги, оформлением необходимых документов, расчетами с контрагентами. Выполняемые сотрудниками транспортного отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
3.1. подготовка и оформление всех необходимых документов для стивидорских и тальмановских работ, услуг по транспортировке и хранению товара с целью определения объемов, цены и сроков оформления документов, порядка расчетов с контрагентами,
3.2. подготовка и оформление всех необходимых таможенных документов с целью определения объемов, сумм и сроков таможенного выпуска груза, порядка расчетов с таможенными службами.
Отдел филиалов занимался планированием и организацией продаж товара в филиалах, определением потребности в товаре для реализации в филиалах, организацией работы филиалов, оформлением необходимых документов для работы филиалов. Выполняемые сотрудниками отдела филиалов функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
4.1. мониторинг цен, объемов и номенклатуры реализации, величины выручки филиалов, задолженности покупателей филиалов с целью определения номенклатуры, объемов и цен будущих периодов, формирования единой ценовой политики,
4.2. контроль затрат филиалов в соответствии с утвержденным бюджетом.
Отдел работы с дилерами (коммерческий отдел) занимался планированием и организацией продаж товара дилерам и оптовым покупателям, определением потребности в товаре для реализации дилерам и оптовым покупателям, оформлением необходимых документов для работы с дилерами и оптовыми покупателями. Выполняемые сотрудниками отдела работы с дилерами функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
5.1. мониторинг цен, объемов и номенклатуры реализации, величины выручки при работе с дилерами и оптовыми покупателями, состояния их задолженности с целью определения номенклатуры, объемов и цен будущих периодов, формирования единой ценовой политики,
5.2. организация и ведение продаж дилерам и оптовым покупателям в соответствии с утвержденными планами продаж.
Финансовый отдел занимался финансовым планированием и отчетностью, организацией движения финансовых средств, контролем продаж и выручки. Выполняемые сотрудниками финансового отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
6.1. мониторинг и контроль цен, объемов и номенклатуры реализации, величины выручки при работе с филиалами, дилерами и оптовыми покупателями, состояния их задолженности с целью определения поступления финансовых средств от продаж,
6.2. организация и контроль за движением денежных и иных финансовых средств предприятия,
6.3. формирование оперативной и ежедневной финансовой и экономической отчетности по предприятию,
6.4. финансово-экономическое планирование и бюджетирование, контроль исполнения планов и бюджетов, отчеты по исполнению планов и бюджетов.
С учетом вышеперечисленных дополнений бизнес – процессы, имеющие место на предприятии оптовой торговли, представлены на Рис. 2.
Предприятие, осуществляющее функции перевалки и хранения замороженных продуктов питания, имеет другие бизнес – процессы. Эта процессы осуществляют коммерческий отдел, отдел складского хранения, отдел погрузочно-разгрузочных работ, инженерный отдел, отдел снабжения, финансовый отдел.
Коммерческий отдел занимается планированием и организацией продаж услуг клиентам, определением потребности в загрузки емкостей хранения, оформлением необходимых документов для работы с клиентами. Выполняемые сотрудниками коммерческого отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
1.1) мониторинг цен, объемов реализации услуг, величины выручки при работе с клиентами, состояния их задолженности с целью определения объемов оказываемых услуг и цен будущих периодов, формирования единой ценовой политики,
1.2) организация и ведение продаж услуг в соответствии с утвержденными планами продаж,
1.3) мониторинг состояния задолженности клиентов по видам услуг в соответствии с утвержденными финансовыми планами.
Отдел складского хозяйства занимается планированием и организацией оказания клиентам услуг по аренде холодильных камер и ответственному хранению товара, определением загрузки емкостей хранения, оформлением необходимых документов для работы с клиентами. Выполняемые сотрудниками Отдела складского хозяйства функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
2.1) мониторинг загрузки холодильных емкостей с целью определения объемов оказываемых услуг будущих периодов,
2.1) организация и оказание услуг по аренде холодильных камер и ответственному хранению товара, оформления и проверки документов,
2.2) мониторинг состояния товара в камерах хранения.
Отдел погрузочно-разгрузочных работ занимается планированием и организацией оказания клиентам услуг по перевалке, определением объемов погрузо-разгрузочных работ, оформлением необходимых документов для работы с клиентами. Выполняемые сотрудниками Отдела погрузочно-разгрузочных работ функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
3.1) мониторинг объема услуг по перевалке груза с целью определения объемов оказываемых услуг будущих периодов,
3.2) организация и оказание услуг по перевалке груза, оформления и проверки документов,
3.3) мониторинг состояния погрузочного оборудования.
Инженерный отдел занимается планированием и организацией работ по поддержанию складского, погрузочного, транспортного и прочего оборудования в работоспособном состоянии в соответствии с предписанными государственными службами нормами, оформлением необходимых для работы документов. Выполняемые сотрудниками Инженерного отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
4.1) мониторинг объема услуг по поддержанию работоспособного состояния зданий, сооружений и оборудования с целью определения объемов выполняемых работ будущих периодов,
4.2) организация и выполнение работ по поддержанию работоспособного состояния зданий, сооружений и оборудования, поиску подрядчиков, оформления и проверки документов,
4.3) мониторинг состояния зданий, сооружений и оборудования.
Отдел снабжения занимается планированием и организацией работ и услуг по внутреннему обеспечению деятельности предприятия, оформлением необходимых для работы документов. Выполняемые сотрудниками отдела снабжения функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
5.1) мониторинг объема материально-технических ценностей, работ и услуг по внутреннему обеспечению деятельности предприятия с целью определения объемов необходимых материально-технических ценностей, работ и услуг будущих периодов,
5.2) организация и выполнение закупки материально-технических ценностей, работ и услуг по внутреннему обеспечению деятельности предприятия-, оформления и проверки документов,
5.3) мониторинг состояния остатков материально-технических ценностей, выполнения работ, приема услуг.
Финансовый отдел занимался финансовым планированием и отчетностью, организацией движения финансовых средств, контролем продаж и выручки. Выполняемые сотрудниками финансового отдела функции можно свести к следующим бизнес – процедурам:
6.1) мониторинг и контроль цен, объемов реализации по видам услуг, величины выручки, состояния задолженности клиентов с целью определения поступления финансовых средств от продаж,
6.2) организация и контроль за движением денежных и иных финансовых средств предприятия,
6.3) формирование оперативной и ежедневной финансовой и экономической отчетности по предприятию,
6.4) финансово-экономическое планирование и бюджетирование, контроль исполнения планов и бюджетов, отчеты по исполнению планов и бюджетов.
Бизнес – процессы, имеющие место на предприятии по хранению и перевалке мороженых продуктов, представлены на Рис. 3.
Управленческий учет устанавливается с точностью до тех технологических и бизнес – процессов, которые необходимо контролировать руководству предприятия и подразделений, служб и отделов. Делая управленческий учет более грубым по сравнению с действительностью, разработчики управленческого учета должны отдавать отчет себе (и, конечно же, заказчику) в том, что неохваченные данным видом учета события и изменения могут не найти отражения в бухгалтерском учете. Тем самым руководство предприятием лишается возможности оценивать финансово-экономическое состояние предприятия и его изменения с течением времени, эффективность работы подразделений, служб и отделов.
Соответствие управленческого учета бизнес – процессам и процедурам может привести к другой крайности, когда управленческий учет настолько подробен, что становится громоздким, усложненным для интерпретации. Управленческий учет теряет свои преимущества в оперативности, в большом потоке информации сложно принимать управленческие решения.
При построении управленческого учета важно его соответствие производственным и бизнес – процессам, т.к. именно благодаря этому система управленческого учета получает полноту отражения существующих на предприятии процессов, логическую открытость системы к изменениям процессов. Иными словами, соответствие управленческого учета существующим и перспективным бизнес – и производственным процессам есть необходимое условие функциональной полноты учета.
Качественно построенная система управленческого учета имеет внутреннюю систему проверки данных, поступающих с различных участков учета. Наличие такой системы логической проверки данных управленческого учета позволяет говорить о «прозрачности» управленческого учета.