Финансовый контролинг – система мероприятий, предназначенная для получения достоверной и оперативной информации о движении материальных, денежных и прочих активов и обязательств группы компаний.
Оперативность поступления информации о финансово-экономическом и производственном состоянии предприятия (группы, холдинга) в первую очередь зависит от четко разработанного, сформированного и поддерживаемого документооборота.
Не смотря на достаточно быстрые изменения во внешней по отношению к предприятию (группе, холдингу) среде, а так же естественную текучесть персонала предприятия (группы, холдинга), бизнес и производственные процедуры предприятия (группы, холдинга) изменяются довольно редко. Поэтому введение жесткого по срокам, должностным лицам и формам документа документопотока, соответствующему каждой из используемых в производстве или бизнесе процедур резко увеличивают оперативность поступления финансово-экономической информации и уменьшает возможные ошибки с оформлением и движением документов.
Ниже приводится регламент документооборота по ответственному хранению товара на хладокомбинате.
Учет
при ответственном хранении (далее,
Ответхранении) можно разбить на пять этапов:
1.
поступление товара на Ответхранение,
1.1. Этап поступления товара на Ответ. хранение начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Заявки о поступлении товара,
1.2. Клиентский отдел, приняв от Клиента Заявку, в течении 10 минут с момента подачи Заявки производит проверку правильности оформления доверенности и Заявки,
1.3. Клиентский отдел, при необходимости, формирует новую номенклатуру в номенклатурном справочнике в случае поступления нового товара,
1.4. Клиентский отдел совместно с Клиентом производит оценку заявленного к поступлению товара,
1.5. Клиентский отдел формирует два экземпляра Спецификации о цене принятого на хранении товара - Приложения к договору об ответственном хранении,
1.6. Начальник Клиентского отдела и Клиент подписывают Спецификацию,
1.7. Менеджер Клиентского отдела передает Спецификацию в Бухгалтерию для оформления,
1.8. Клиентский отдел формирует три экземпляра Акта приемки товара,
1.9. Клиентский отдел копирует и заверяет доверенность от Поклажедателя на проведение операции по приемке товара на ответхранение,
1.10. Менеджер Клиентского отдела визирует Акт приемки товара и передает три экземпляра Акта Клиенту для передачи в Отдел складского хозяйства,
1.11. Приемка товара в Отделе складского хозяйства осуществляется на основании Акта приема товара,
1.12. По мере приема товара кладовщик производит идентификацию товара (сравнение принимаемого товара с Актом приемки),
1.13. В случае соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, кладовщик Отдела складского хозяйства производит счет товара по-номенклатурно,
1.14. По мере приемки товара кладовщик Отдела складского хозяйства заполняет раздел «Фактические данные принятого товара» Акта,
1.15. В случае не соответствия принимаемого товара сформированному в Клиентском отделе Акту, кладовщик Отдела складского хозяйства так же производит счет товара по-номенклатурно,
1.16. Если у принимаемого товара номенклатура имеется в Справочнике номенклатур, в Акт приемки кладовщик вписывает новую строку с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара,
1.17. Если у принимаемого товара нет номенклатурного номера в Справочнике номенклатур, кладовщик Отдела складского хозяйства обращается в Клиентский отдел за новым номенклатурным номером. После получения номенклатурного номера на новый товар кладовщик вписывает новую строку в Акте приемки с соответствующим номенклатурным номером и фиксирует принятое количество товара,
1.18. Если при приемке товара на ответственное хранение не выявилось товара, для которого необходимо произвести оценку, происходит подписание Акта приемки товара со стороны Клиента и кладовщика,
1.19. После этого один экземпляр Акта остается в Отделе складского хозяйства,
1.20. Второй и третий экземпляры Акта передаются Клиенты для дальнейшего оформления,
1.21. Клиент второй экземпляр Акта передает менеджеру Клиентского отдела для окончательного оформления акта со стороны Хранителя,
1.22. В случае необходимости менеджер Клиентского отдела и клиент формируют Дополнение к Спецификации на поступившую партию товара,
1.23. Клиентский отдел и Клиент подписывают Дополнение к Спецификации,
1.24. Менеджер Клиентского отдела передает Дополнение к Спецификации в Бухгалтерию для окончательного оформления,
1.25. Бухгалтерия оформляет (ставит печать, проверяет наличие исходных документов) Спецификацию, Акт приемки товара, Дополнение к Спецификации (в случае необходимости),
1.26. Бухгалтерия перед выдачей документов (Спецификации, Акта приемки товара, Дополнения к Спецификации) менеджеру Клиентского отдела регистрирует выдаваемые оформленные документы в Журнал движения документов,
1.27. После получения из Бухгалтерии оформленных документов менеджер Клиентского отдела передает Клиенту Спецификацию (Дополнение к Спецификации в случае ее составления) и меняет второй оформленный в Бухгалтерии экземпляр Акта приемки товара на третий экземпляр, после чего передает третий экземпляр Акта приемки товара в Бухгалтерию.
2.
выбытие товара по ответхранению,
2.1. Этап выбытия товара по ответхранению начинается с подачи Клиентом (Поклажедателем) Заявки о выбытии товара, проверки в Клиентском отделе правильности оформления Заявки и доверенности,
2.2. Менеджер Клиентского отдела проверяет в картотеке наличие товара к отпуску в соответствии с поданной Заявкой,
2.3. Если заявленная к выдачи номенклатура присутствует в учете, проверяется количество товара данной номенклатуры на хранении,
2.4. Если заявленное к выдачи количество товара присутствует в учете, происходит формирование Акта выдачи товара,
2.5. Менеджер Клиентского отдела на основании поданной Заявки и доверенности формирует Акт выдачи товара,
2.6. В случае отсутствия указанной в Заявке номенклатуры, либо требуемого в Заявке количества товара в учете (ответхранении) менеджер Клиентского отдела отказывает Клиенту в выдаче товара, сделав резолюцию на Заявке с определением причины отказа в выдачи товара, после чего направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела,
2.7. Начальник Клиентского отдела составляет Акт недостачи,
2.8. Начальник Клиентского отдела переоформляет новую Заявку на прием товара и направляет Клиента к менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой,
2.9. После формирования менеджером Клиентского отдела Акта выдачи товара, три экземпляра Акта выдачи товара и копия заверенной менеджером Клиентского отдела доверенности передается с Клиентом в Отдел складского хозяйства,
2.10. Кладовщик отдела складского хозяйства после получения Акта на выдачу и копии доверенности от Клиента формирует партию товара для выдачи,
2.11. Формируя партию товара, кладовщик производит поиск и идентификацию востребованного к выдаче товара,
2.12. Кладовщик проверяет наличие востребованного товара,
2.13. В случае наличия в соответствии с Актом выдачи товара, выдает товар и оформляет Акт выдачи,
2.14. В случае отсутствия товара, отказывает Клиенту в выдаче товара, пишет на Акте резолюцию о причине невыдачи и направляет Клиента к Начальнику Клиентского отдела,
2.15. Начальник Клиентского отдела формирует на основании резолюции кладовщика, формирует Акт недостачи. Начальник Клиентского отдела переоформляет новую Заявку на прием товара и направляет Клиента к менеджеру Клиентского отдела для работы с новой Заявкой,
2.16. После выдачи кладовщиком товара и подписания со стороны кладовщика и Клиента Акта выдачи товара, один экземпляр Акта выдачи остается у кладовщика в Отделе складского хозяйства,
2.17. Второй и третий экземпляр Акта выдачи передается Клиенту,
2.18. Через Клиента экземпляры Акты передаются в Клиентский отдел для дальнейшего их оформления,
2.19. Второй и третий экземпляры Акта передаются менеджером Клиентского отдела в Бухгалтерию для оформления,
2.20. Бухгалтерия оформляет экземпляры Акта и возвращает в Клиентский отдел один экземпляр Акта с регистрацией в Журнале движения документов, после чего оформленный Акт выдается Клиенту,
2.21. При выезде Клиента с территории Хладокомбината Охрана проверяет наличие и правильность оформления Акта выдачи товара,
2.22. Если Акт выдачи товара оформлен правильно, производится выпуск Клиента с территории Хладокомбината,
2.23. Если Акт выдачи товара правильно не оформлен, то Клиент с территории Хладокомбината не выпускается до правильного оформления Акта выдачи товара,
3.
ежедневные начисления,
Ежедневно Бухгалтерия на основании Договора аренды и Актов приема-передачи товара в течении 1 рабочего часа производит начисление услуг по ответственному хранению за прошедшие сутки.
4.
периодические начисления,
4.1. Еженедельно Бухгалтерия на основании данных по начисленным услугам по ответ. хранению формирует три экземпляра Листа согласования ежедневного выполнения работ, оказания услуг.
4.2. Еженедельно (по понедельникам) Бухгалтерия направляет в Клиентский отдел три экземпляра Листа согласования для сверки и ставит его на контроль. Контроль подразумевает возврат оформленного Листа согласований из Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 1 рабочего часа.
4.3. Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и передает три экземпляра в Отдел складского хозяйства.
4.4. Отдел складского хозяйства в течении 1 рабочего часа (часа подачи) проверяет Лист согласования, визирует его и возвращает два экземпляра в Клиентский отдел.
4.5. Начальник Клиентского отдела и Клиент в течении 1 рабочего часа (часа подачи) подписывают два экземпляра Листа согласования, после чего оба экземпляра документа передается в Бухгалтерию для оформления.
4.6. Бухгалтерия в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (ставит печать) два экземпляра Листа согласования, один из которых оставляет, а второй возвращает в Клиентский отдел для передачи Клиенту.
4.7. Клиентский отдел выдает Клиенту один экземпляр Листа согласования.
5.1. Бухгалтерия, на основании Договора ответственного хранения, Листов согласования, производит начисление суммы услуг по ответственному хранению за месяц, формирует Счет на оплату за 3 дня до регламентируемого договором ответственного хранения срока выставления Счетов на оплату, Акт об оказании услуг по хранению и Счет - фактуру на услуги - в течении 2 рабочих дней после окончания месяца. Счета и Акт об оказании услуг направляются в Клиентский отдел. Бухгалтерия контролирует возвращение подписанных экземпляров Счетов и Акта из Клиентского отдела в Бухгалтерию. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиентского отдела в Бухгалтерию в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счетов, Акта.
5.2. Клиентский отдел в течении 1 рабочего часа (часа подачи) оформляет (подписывает) два экземпляра Счета на оплату, Акта об оказании услуг по ответственному хранению и Счета - фактуры на услуги со стороны ОАО «Первый Хладокомбинат», передает эти документы Клиенту (представителю Клиента по доверенности) для оформления со стороны Клиента, контролирует возврат документов от Клиента. Контроль подразумевает возврат оформленных Счетов и Акта от Клиента в Клиентский отдел в течении 3 рабочих дней с даты выписки Счета, Акта.
5.3. После оформления документов со стороны Клиента один экземпляр Счета на оплату, Акта об оказании услуг по ответственному хранению и Счета - фактуры на услуги Клиентский отдел передает в Бухгалтерию.
Разработанный с учетом реалий, недостатков и перспектив регламент проходит обсуждение все заинтересованных сторон, утверждается Руководителем предприятия (группы, холдинга) и передается участвующим сторонам для исполнения. Службе финансового контроля (контролинга) вменяется в обязанность контролировать прохождения документов, выявлять несоответствия в реальном документообороте по сравнению с регламентом, сообщать руководителям участвующих в регламентируемом документообороте сторон и Руководителю предприятия в целом о несоблюдении установленного документооборота.